讓你的遠端會議更輕鬆的幾個重點
隨著疫情的展開至今，越來越多公司願意讓員工在家上班(WFH)，而這個潮流沒有因為疫情消退而有所反轉，尤其實遠端會議。在疫情間建立起遠端會議的模式讓會議的時間地點更有彈性，方便性的提升讓更多人習慣使用遠端開會。
在經過幾次的實驗後，發現進行行遠端會議時注意以下幾個重點，會讓開會起來更顯專業與輕鬆。
- 耳麥的選擇與設定
- 視訊鏡頭的設定
- 簡報投影的方式
- 準備好備案
- 儘量專注在會議上
耳麥的選擇與設定
在遠端會議中耳麥可說是最重要的部份，看過太多的會議因為收不到聲音而拖了快半小時還無法開會。
目前自己使用的方法是Apple 的 3.5 mm耳麥加上他們家的type c 轉 3.5 mm的轉接頭，在大部份的情境下都相當適用，也有不錯的品質。
幾次經驗下來，發現回歸傳統的 3.5 mm 有線耳麥是相當好的選擇。收音穩定也不會有藍芽耳機要開會到一半充電的問題。
但在使用 3.5 mm 耳麥上會遇到規格不同的問題。有分為 CTIA/OMTP兩種規格，一般廠商不會特別說明，如果耳麥的規格跟電腦不同，就會出現只有聲音，但麥克風無法使用的狀況。因此除了買兩種規格的轉接頭外，建議使用可支援兩種規格的USB網卡，加上平常使用的耳麥，就可以達到通訊的效果。
所以怕麻煩或沒有特別想法下，可以參考我的做法，CP值不一定最好，但沒出什麼大差錯，省了不少工。
視訊鏡頭的設定
轉到遠端會議時後，少了面對面的接觸難免多了生疏，加上有時會議會希望能看到人，增加參與人的專注度，鏡頭的設定就相當重要了。在感受上來說，開啟鏡頭的會議更可以感受到對會議的重視跟專業。
視訊鏡頭設定上需要注意兩部份
- 虛擬背景
- 鏡頭蓋
依使用的視訊軟體不同，會有各種虛擬背景可以選，最基本的會有模糊背景的選項。因此可以在會議前設定好自己的背景確認一下效果再進入會議室。
另外增加了鏡頭後隨之而來的隱私問題不可不防，鏡頭蓋是相當簡單的商品之一，在筆電上貼上一個鏡頭貼，不使用時直接蓋上相當的好用。如果會議中不想開鏡頭，不小心打開了鏡頭蓋就可避免這個錯誤。
簡報投影的方式
在投影簡報時，如會果沒有接投影機，沒有第二個螢幕，遇到狀況是投影的結果把整的螢幕佔滿，沒有辦法看到會議中的對話。
如果使用Teams的話，建議使用PPT的投影到teams中，會有不錯的效果。
如果是使用其他的會議軟體，建議使用投影到視窗，再利用分享視窗的方式讓報告呈現出來。就可以達到分享視窗加同時看到會議內容的結果。
準備好備案
之前參加一個線上產品發表，最後在發表前因為原本使用的會議系統出包無法使用，臨時通知所有參加的人換另一個連結，但因為沒有測試好，拖了半小時以上。
這就就是備案的重要，不論是舉辦會議，還是參加會議，建議把所有會用的軟硬體都找好備案，並想好備案轉換方法，在遇到問題時立刻轉換。
在WFH期間遇到了不少會議與工作上原本的系統與軟體無法使用，需要找備案狀況，都因為有了準備而安然渡過。
儘量專注在會議上
因為遠端會議無法直接見面的特性，無法知道所有參與者的實際狀況，相較於實體的會議，增加入不少分心的機會。這讓整個會議變的沒有效率，也相當不尊重與會人員。常見到在會議結束後詢問同事剛剛會議的結論與內容，雖在重要的狀況下這無可厚非，但要是能在會議中保持專注，將需討論溝通的事項說明清楚，這將增加會議的效率。
小結
以最近的經驗來說，遠端會議沒有因為回到辦公室上班而明顯的減少，反而成為了一種開會的習慣。以上幾點是幾個遠端開會經驗分享，相信可以幫助在進行遠端會議時更加的輕鬆、專業、有效。